La importancia de un plan de trabajo

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Pixland/Pixland/Getty Images

Los proyectos y tareas pueden parecer no tener fin y podrían no tener un plan de trabajo. Un plan de trabajo es una herramienta importante para la identificación de las tareas de un proyecto, el establecimiento de plazos y la identificación de las personas para ayudar a completar las tareas. Un plan de trabajo es eficaz cuando se sabe dónde quiere llegar y la necesidad de planificar los pasos para llegar allí.

Un plan de trabajo provee transparencia

Para llevar a cabo tu tarea en cuestión, un plan de trabajo es importante en la planificación y la gestión. El plan de trabajo estructura tu tarea con un esbozo de lo que necesita ser completado. Cuando más de una persona está involucrada en la tarea, un plan de trabajo proporciona transparencia a cada miembro del equipo sobre lo que se está haciendo y por qué. Si, por ejemplo, el proyecto requiere de recursos, la identificación de un presupuesto como parte del plan de trabajo puede justificar la liberación de dinero.

Un plan de trabajo mantiene a las personas informadas

Independientemente de si el proyecto implica un equipo de oficina o una comunidad, si la evolución de un proyecto o tarea no se comunica a las personas involucradas, puede conducir a la frustración. Un plan de trabajo es importante en la identificación de puntos de comunicación. Por ejemplo, si una de las tareas es el procedimiento de toma de decisiones sobre la compra de suministros, un empleado de oficina puede tener que escuchar los puntos en el plan de trabajo y puede hacer aportes al proceso administrativo. Un plan de trabajo proporciona más detalles sobre las oportunidades para la retroalimentación.

Un plan de trabajo establece objetivos

Los objetivos claros establecidos en un plan de trabajo ayudan al proceso de planificación, facilitación y gestión de un proyecto. El plan de trabajo es importante en la planificación de las operaciones del proyecto y las actividades conexas, tales como su presupuesto. Puede facilitar las presentaciones y negociaciones para la financiación u otras necesidades del proyecto. El líder del equipo es capaz de identificar a través del plan de trabajo de las tareas a realizar y los plazos para la finalización, así como los roles asignados para la rendición de cuentas para una gestión eficaz. Cuando se completa el proyecto, una evaluación está prevista para supervisar el éxito del mismo.

Un plan de trabajo te mantiene enfocado

Los planes de trabajo eficaces deben estar actualizados. Puedes determinar el estado de tu proyecto teniendo una cuenta todo el trabajo realizado hasta la fecha, el progreso y la programación de tareas. La comunicación regular con el equipo sobre el horario del plan de trabajo te ayudará a mantenerte en el camino o revisar tu calendario en busca de plazos más realistas o para implementar las horas extras si el calendario no se puede cambiar. De cualquier manera, el plan de trabajo te ayudará a realizar el trabajo.