Cuáles son las funciones fundamentales de un auxiliar contable

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Los auxiliares contables mantienen registros financieros para las pequeñas empresas o compañías. A diferencia de los contadores, son empleados por una empresa y realizan la mayor parte o la totalidad de la contabilidad financiera de la empresa. Los auxiliares contables deben mantenerse al tanto de las horas de trabajo de los empleados, las ventas, los gastos, los pagos y las horas facturables para asegurar que los libros financieros sean precisos y que la empresa sea rentable. Aunque las tareas de trabajo de un auxiliar contable puede variar de una compañía a otra, la mayoría de estos se encargan de tareas contables similares y fundamentales.

Cuentas por cobrar

Los auxiliares contables publican o llevan un registro de los créditos pagados o adeudados a la compañía. Esto se refiere a veces como las cuentas por cobrar. Éstos preparan las facturas o los estados de los clientes de manera que las facturas puedan ser atendidas y los fondos recaudados. Cuando es necesario, realizan un seguimiento de los avisos de vencimiento y envían recordatorios de pago. También pueden ser responsables de contactar a los clientes para recoger los fondos adeudados. Además, los auxiliares contables preparan los depósitos bancarios mediante la verificación y el equilibrio de los ingresos, el seguimiento y el conteo de los cajones de dinero y el control de los registros de ventas. También depositan el dinero o envían las formas de pago al banco, los cheques de caja y corrigen las transacciones con las tarjetas de crédito. A medida que registran los saldos de los fondos recibidos, los auxiliares contables deben monitorear cuidadosamente y revisar los saldos. Dado que el software financiero o de contabilidad a menudo se utiliza para realizar un seguimiento de los fondos, los auxiliares contables deben tener conocimientos informáticos y del software de contabilidad especializada, hojas de cálculo y bases de datos.

Cuentas por pagar

Los auxiliares contables también son responsables de hacer el seguimiento de los débitos o fondos que salen de la empresa, también conocido como las cuentas por pagar. También hacen compras, pagan cuentas adeudadas a los proveedores o envían el pago por otros artículos necesarios para dirigir un negocio. A medida que debitan el dinero de las cuentas de las empresas, los auxiliares contables deben actualizar los registros para reflejar las operaciones. Ellos mantienen balances electrónicos para controlar el flujo de efectivo de la empresa y el beneficio.

Nómina de sueldos

Los auxiliares contables son a menudo responsables de las funciones de nómina de una empresa. Pueden calcular los salarios o las horas del empleado, determinar las cantidades de cheques, llevar un registro de retención de impuestos y emitir cheques o enviar información a una empresa de nómina contratada. Ellos mantienen registros de los pagos efectuados a los empleados y los utilizan para conciliar los estados de negocio y realizar un seguimiento de los gastos del negocio.

Otras tareas

Los auxiliares contables a menudo desarrollan un conjunto de habilidades y conocimientos especializados en particular a la empresa para la que trabajan. Podrán recurrir a procedimientos de codificación especializados para mantener un registro de los débitos y créditos, crear funciones únicas en los programas informáticos para satisfacer las necesidades de la contabilidad de la empresa y desarrollar o ajustar los procedimientos para hacer el seguimiento de las finanzas. Los auxiliares contables tienen que estar informados dentro de la empresa para asegurarse de que todo el dinero esté contabilizado. Deben crear o utilizar sistemas para la comunicación con los empleados para controlar los gastos o pagos que son cruciales. En muchas empresas, los auxiliares contables también son responsables de asegurarse de que los impuestos se paguen a los gobiernos locales, estatales y federales. Deben presentar los documentos fiscales a las oficinas pertinentes, garantizar que los empleados tengan la documentación adecuada y la identificación en el archivo y calcular los impuestos estimados cuando sea necesario.