Cuál es la diferencia entre el formato de una carta y el formato de un memorándum

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A primera vista, las diferencias entre las cartas y los memorándum pueden parecer insignificantes. Aunque una diferencia obvia es que las cartas se usan para comunicarse con los que están fuera de una organización y los memorándum están diseñados para aquellos que están dentro, hay otras diferencias importantes en la forma en que se comunica la información. Debido a que la mayoría de los trabajadores escriben rutinariamente cartas y memorándum, saber las diferencias entre cómo dar un formato a las cartas y a los memorándum es esencial para mantener el profesionalismo y la credibilidad.

Márgenes

Ajusta los márgenes a 1 pulgada (2,54 cm) para las cartas más largas y 1 ½ pulgadas (3,81 cm) para las más cortas. A veces, sin embargo, "es más importante establecer un marco de fotos o un espacio en blanco que rodee a la página de texto", según los autores del Manual de Redacción Técnica (Handbook of Technical Writing), en cuyo caso debes modificar los márgenes en consecuencia. Ajusta los márgenes de loe memorándum a 1 pulgada (2,54 cm) en la parte superior e inferior y a 1 ¼ pulgadas (3,17 cm) en el lado derecho e izquierdo.

Estilo

Las cartas pueden utilizar un estilo de bloque completo o estilo de bloque modificado. Si el papel tiene un membrete, usa un estilo de bloque completo, alineando todo el texto en el margen izquierdo de 1 pulgada (2,54 cm). Si el papel no tiene membrete, proporciona tu dirección comercial y la fecha en un solo bloque; coloca el lugar y el cierre a principios del centro, alineando el resto del texto hacia la izquierda. En los memorándum, centra el nombre de tu departamento y directamente debajo de la palabra "Memorándum", con mayúsculas los dos.

Título

Si el papel no tiene membrete, incluye un bloque de direcciones y una dirección dentro. Omite el nombre del bloque de direcciones, deletrea los nombres de las calles y estatales y termina con la fecha. Deja dos espacios y comienza la dirección interior. Comienza con el nombre del destinatario, el título y la dirección. Para los memorándum, los encabezados incluyen lo siguiente: para, de, la fecha y el asunto, con dos puntos y un espacio en blanco después de cada uno. Los remitentes deberán colocar las iniciales de sus nombres.

Saludos

En una carta, coloca el saludo dos líneas debajo del título. Saluda a una persona específica y agrega dos puntos. A diferencia de una carta, los saludos no se utilizan en los memorándum, los cuales comienzan afirmando directamente el propósito del documento en su lugar.

Párrafos del cuerpo

Al escribir una carta, los párrafos del cuerpo comienzan dos espacios por debajo del encabezado. Utiliza un interlineado sencillo dentro del párrafo y añade dos espacios en blanco entre párrafos. Los memorándum a menudo contienen encabezados y listas que pueden utilizar números o viñetas para resumir los puntos principales.

Bloque de cierre y de firma

Cierra con las palabras: Atentamente o Cordialmente. Deja cuatro líneas en blanco y, a continuación, incluye tu nombre y tus honores. Debajo de eso introduce tu título. Deja dos líneas para la información adicional, como las iniciales de referencia, los recintos o las anotaciones de copia. Los memorándum no contienen un cierre o una firma.