Diferencias entre una carta de negocios y una personal

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Stockbyte/Retrofile/Getty Images

Las cartas son formas importantes de comunicación para expresar opiniones personales o de negocios. Sin embargo, las cartas personales son muy distintas de las de negocios. Para mostrar una etiqueta de negocios adecuada durante tus transacciones en tu compañía, debes reconocer las diferencias y esforzarte por no mezclar los estilos. Esto te ayudará a parecer profesional ante tus empleados, clientes, accionistas e inversores.

Formato

Las cartas de negocios y las personales tienen un formato muy distinto. Con unos pequeños cambios, las cartas de negocios suelen tener márgenes de 1 pulgada (2,54 cm). También tienen espaciado sencillo, con doble espacio sólo entre párrafos y líneas de datos introductorios (por ejemplo, fechas, asuntos). La carta se deja justificada sin identación de párrafos. En cambio, las cartas personales pueden tener virtualmente cualquie formato. Depende del autor decidir cómo quiere que sea la carta. Una carta personal tradicionalmente está escrita a meno, pero con la tecnología avanzando, muchas personas escriben cartas personales en sus computadoras porque es más rápido teclear que escribir manualmente.

Contenido

En una carta de negocios, el contenido siempre está orientado a objetivos. Es decir, el propósito de la carta es transparente. Con una carta persona, el contenido pude cubrir muchos temas distintos, y hay más énfasis en relatar eventos pasados o emociones en lugar de solucionar un problema. Las cartas personales pueden ser mucho más vagas. Las cartas personales pueden hablar de problemas de negocios o personales, pero las cartas de negocios nunca hablan de problemas personales si esos problemas no tienen repercusión directa en el negocio.

Lenguaje y puntuación

Las cartas de negocios usan un lenguaje más formal que las personales. Los autores prestan atención a las palabras escogidas porque esta elección puede crear diferencias en asuntos legales. Los saludos y los cierres son educados y se dirigen a títulos adecuados (por ejemplo, presidente Edwards, Señora Neman). Los dos puntos se usan más en las cartas de negocios que en las personales, en especial después del saludo y de las etiquetas de línea de datos introductorios (por ejemplo, RE:, FECHA:). Las cartas personales pueden usar cualquier lenguaje, incluyendo abreviaciones informales y no relacionadas con los negocios como ttyl ("talk to you later", hablo contigo más tarde) o btw ("by the way", por cierto). La ventaja de esto es que se refleja realmente la personalidad del autor. Las cartas de negocios suelen perder la "voz" real del autor. Las cartas personales usan reglas de puntuación estándar, pero puesto que son informales, los autores suelen ignorar la puntuación básica y los estándares del uso de mayúsculas.

¿Porqué diferenciar?

La razón principal por la que la gente separa las cartas personales de las de negocios es porque un método estándar de escritura de una carta de negocios crea eficiencia en las opreaciones de negocios. Por ejemplo, la gente de negocios sabe que puede asegurar rápidamente el propósito de una carta de negocios a partir de su línea de asunto. La eficiencia se traduce en beneficios. Otra razón para la diferenciación es que usar un formato profesional indica que lo que contiene es importante. Tercero, los profesionales esperan el uso del formato de carta de negocio. Si no te unes a este formato d enegocios con tu compañía, puedes parecer menos preparado o poco experimentado.