Cómo escribir una carta para cobrar el pago de un cheque sin fondos

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Uno de los aspectos más difíciles en la gestión de empresas, consiste en lidiar con cheques sin fondos. Ocuparse de los cheques devueltos puede ser un asunto complicado. El problema más común al que se enfrentan los propietarios de negocios y gerentes, es el cómo abordar este tema con un cliente. Sobre todo si el cliente es regular. Tal vez la forma más común y cortés para cobrar la deuda sea mediante una carta bien elaborada.

Escribe la carta sobre papel con membrete perteneciente a la empresa, si es que cuentas con él. Si no, elabora un membrete básico con el nombre de la empresa, dirección postal, número de teléfono, código postal, correo electrónico de negocios y dirección del sitio web.

Coloca la fecha en la parte superior izquierda de la carta.

Escribe la dirección del cliente en el lado izquierdo de su carta, dos espacios por debajo de la fecha.

Empieza con un saludo apropiado para tu cliente, dos espacios bajo la dirección del remitente. El uso del término "Querido" más el apellido, como "Dear Mr. Jones" o "Estimada Sra. Smith". También, puedes utilizar el general "Hola" o "Saludos", pero un saludo personalizado es mejor. Evita el uso de un nombre o saludo informal como "Hola".

Empieza el cuerpo de la carta, haciendo referencia a la deuda de una manera no amenazante. Por ejemplo, esto sería: "Nos dirigimos a usted para informarle que recibimos un cheque de su pertenencia que ha sido devuelto"

Presenta todos los detalles sobre el cheque sin fondos como el nombre del banco, el número de cheque, fecha de emisión y la cantidad. También, haz referencia al número de cuenta del cliente y documenta el saldo de esa cuenta.

Recuerda a tu cliente la política de "recargo por cheques devueltos" de la empresa. Por ejemplo, si cuentas con un texto que especifique una tarifa de US$ 20 por cada cheque devuelto, deberás citar el documento y solicitar al cliente que junto con el importe del cheque adicione el recargo. Siempre manifiesta de forma explicita el importe del saldo total adeudado. Por ejemplo, "Por favor, remita US$ 150 por el cheque, más un recargo de US$ 20 por el cheque devuelto, todo esto hace un total de US$ 170."

Instruye al cliente acerca de las formas de pago. Por ejemplo, puedes llevar el dinero a tu lugar de trabajo, enviar un giro postal o un cheque certificado a la dirección de la empresa. Asimismo, indica si aceptas pagos por tarjetas de crédito o débito, por teléfono o en persona.

Solicita al cliente cubrir la deuda tan pronto como sea posible y llamar por teléfono en caso de tener alguna pregunta.

Termina la carta con "Atentamente" o "Gracias". Escribe tu nombre y título. Firma la carta escrita a máquina.