Cómo escribir una carta de recordatorio para cumplir con un plazo

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Las cartas de recordatorio sobre la fecha límite son una cortesía profesional. El tono de la carta depende de la situación. Algunas cartas recordatorias cuentan con un tono amistoso, mientras que otras son duras. Por ejemplo, un tono de apoyo es adecuado para las cartas recordando a los padres ocupados sobre la fecha límite para inscribir a los niños en el campamento de verano. Una carta comercial amenazando con acciones legales si una factura no se paga merece un tono muy diferente. Las cartas recordatorias eficaces son enviadas antes de la fecha límite para que haya tiempo para la entrega y para que el destinatario lea la información.

Revisa las notas para confirmar los detalles acerca de la fecha límite y las consecuencias por no haberlo hecho. Comprueba y vuelve a comprobar la información para su exactitud.

Escribe la carta con un tono de conversación si la carta se entiende como un recordatorio. En una carta amistosa, utiliza el primer párrafo para comenzar la carta de una manera alegre, como hacer una observación sobre cómo la primavera está llegando rápidamente a su fin y eso significa que la fecha límite para registrarse para el campamento de verano se acerca rápidamente. Para una carta de negocios dura, llega al punto de inmediato, indicando por qué la estás escribiendo y por qué el destinatario debe responder a la carta.

Comienza el segundo párrafo indicando claramente la fecha límite. Da información clara y concreta sobre el plazo, tal como el Miércoles, 7 de diciembre a las 5 pm ET. El tiempo es opcional, pero es útil en ciertos casos.

Proporciona instrucciones claras sobre la forma de cumplir el plazo. Las posibilidades incluyen el envío de un pago para que se reciba en o antes de la fecha límite, o inscribirse en línea para una función antes de la fecha límite. Enumera otra información pertinente, como el monto del pago debido, u otra información necesaria para completar la tarea.

Dile al destinatario de las consecuencias de no cumplir el plazo. Por ejemplo, señala que las personas que se registren después de la fecha límite pagarán una cuota más alta o que no existen disposiciones para la inscripción tardía.

Termina con un cierre de cortesía tal como "Atentamente,".