La importancia de un libro de caja en la contabilidad

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El efectivo es el activo por excelencia que una organización, ya sea una empresa, entidad gubernamental, institución de caridad o institución académica, utiliza para avanzar en su agenda de trabajo, realizar las tareas y sentar las bases para el éxito. La dirección corporativa establece procedimientos sólidos para supervisar los registros financieros, incluidos los libros de caja y los libros de contabilidad general.

Libro de caja

Un libro de caja es un documento en el que los contadores corporativos y, principalmente los auxiliares y los contadores junior, registran todas las transacciones en efectivo. Éstos incluyen el dinero que entra en las bóvedas de las empresas a partir de fuentes tan diversas como los clientes, cuentas de ahorro bancarias y proveedores, a través de programas de descuento, por ejemplo. El efectivo saliente fluye desde los proveedores y servicio de remesas de proveedores para el pago de sueldos y de los impuestos. Un libro de caja es similar a un diario de caja. En una economía moderna en la que la tecnología es un elemento básico en la contabilidad de las empresas, esta revista se asemeja más a un registro electrónico de las operaciones de liquidez que un libro clásico físico.

Importancia

Un libro de liquidez ayuda a la dirección de una empresa a determinar la cantidad de dinero que la empresa tiene en un momento dado, ya sea al final de un día o de una semana. Con esta información, los altos ejecutivos pueden acallar las dudas que los comentaristas financieros podrían tener sobre el estado de liquidez de la empresa y la capacidad operativa superior de liderazgo. Por ejemplo, la empresa puede apuntar a su estado de flujos de efectivo para aliviar las preocupaciones de los prestamistas y para garantizar al público que está lidiando efectivamente con un tedio competitivo. También conocido como un informe de liquidez, un flujo de caja describe el viaje operacional de una empresa, centrándose en el dinero que el negocio gasta en operación, inversión y financiación.

Cómo funciona

Las transacciones en efectivo pasan por varios procesos antes de acabar en un informe de liquidez. Por lo general, un contador registra las entradas y salidas de dinero haciendo un débito y un crédito en la cuenta de efectivo. La práctica de la contabilidad es distinta a la del uso bancario y debitar el dinero en efectivo significa un aumento del dinero corporativo. Por ejemplo, el contador auxiliar registra las remesas de clientes debitando la cuenta de efectivo y acreditando la cuenta por cobrar de clientes. Luego, las entradas de efectivo caen en el balance de comprobación, un informe que ayuda a los contadores a verificar que los créditos totales sean iguales al total de débitos. El tercer paso en el proceso de información financiera conduce a la revelación del efectivo en el balance corporativo, también conocido como un estado de situación financiera o estado de condición financiera.

Controles de efectivo

En el ámbito corporativo, los jefes de departamento adoptan políticas eficaces en efectivo, especialmente las relativas a la supervisión del libro de caja, para fomentar la presentación de informes precisos y evitar el robo de activos. Esto es importante porque los casos de fraude y malversación de efectivo representan una profunda traición a la confianza y los jefes de segmento saben que dichos actos pueden tener consecuencias regulatorias al final del camino.