Formas de solicitar una reunión de negocios con alguien a través de un correo electrónico

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El correo electrónico se ha convertido en el modo de comunicación más rápido para las empresas. Es rápido, seguro y sirve como un registro escrito de las transacciones. Sin embargo, los buzones de correo electrónico a menudo se saturan de correo basura, por lo tanto es importante hacer que la bandeja de entrada de tu correo se mantenga limpia, particularmente si estás organizando un encuentro con alguien por primera vez.

Sé directo

En tu correo electrónico, deberás ser tan directo como sea posible y, si puedes, envíaselo directamente a la persona con la que te quieres encontrar, en lugar de un buzón de correo departamental. Si esto es inevitable, escríbele a la persona para quien envías el correo en la línea de "Asunto".

En el cuerpo del correo electrónico, ve al punto tan rápido como sea posible; explica por qué te quieres encontrar y pregúntale a la otra persona si puede encontrarse contigo. Si vas a ir acompañado por alguien más a la reunión, díselo.

Explica qué quieres conseguir con la reunión. Por ejemplo, dile al destinatario de tu correo que te gustaría hacerle conocer el objetivo de ventas o quién reemplazará a un compañero tuyo en las cuentas.

Coloca el "Asunto" correcto

El Asunto es la primera cosa que lee el destinatario y a menudo determina si un correo electrónico es leído o no. Por lo tanto, es esencial que tu Asunto sea breve. Los Asuntos de los correos electrónicos deben ser cortos e ir al punto; siempre puedes conversar los puntos más finos en correos subsiguientes si el destinatario acepta tu invitación a la reunión.

Revisa tu ortografía

Nunca debes dejarlo pasar: nada deja una peor impresión que un correo electrónico común con faltas de ortografía y puntuación y gramática incorrectas. Estos errores pueden hacer que tu correo luzca como un correo basura y aumenta sus posibilidades de ser enviado a la papelera de reciclaje. Una revisión detallada del correo antes de enviarlo puede evitarte muchos dolores de cabeza. Si el destinatario es un cliente importante, es ideal que alguien corrija el correo antes de que lo envíes.

Sé cortés

Lo más importante al organizar una reunión con alguien es la primera impresión. Si es la primera vez que te pones en contacto con el destinatario, usa el lenguaje más cortés que puedas. Usa los apellidos y siempre los títulos como Sr. o Sra. En el primer correo electrónico, nunca uses un "Hola" como tu saludo, le quitarás profesionalidad al mensaje.

Al final del correo electrónico, siempre saluda con un "Muchas gracias", "Atentamente" o "Saludos cordiales". La cortesía se usa mucho en la correspondencia electrónica.

Conversa acerca de los detalles de la reunión

Establece un día y un horario para la reunión a través del correo electrónico, tal como lo harías por carta. Establece claramente cuándo estarás en el lugar del destinatario; por ejemplo, dile las fechas en las que estarás en su ciudad. Sé claro sobre lo que quieres conversar. Por ejemplo, diciendo que quieras hablar sobre "la venta de las cortadoras de césped en el segundo trimestre del año" le da al destinatario una mejor idea de lo que conversarán más que solamente el tema "ventas".