Cómo hacer un presupuesto para un servicio de comida
Escrito por Tanya Robertson ; última actualización: February 01, 2018
Un elemento clave para manejar un negocio de servicio de comidas con éxito es la capacidad de crear presupuestos precisos para cada evento. Un presupuesto que proyecta los gastos con precisión te permite mantener los gastos reales por debajo de los costos de facturación, manteniendo un margen de beneficios. Los proveedores exitosos son capaces de determinar la cantidad que necesitan gastar en cada persona en un evento, mientras que al mismo tiempo calculan un valor de margen de beneficio que permite atender cada evento de forma rentable y que valga la pena el tiempo.
Crea una tabla u hoja de cálculo enumerando cada una de las comidas y bebidas que necesitas para el servicio de comida. Puede ayudar dividir lista en categorías tales como aperitivos, platos principales, postres y bebidas. Al lado de cada elemento, crea una columna para los costos reales por porción, los gastos cobrados por porción, los costos totales reales para el evento y los costos totales cobrados por el evento.
Calcula el costo real por porción de cada plato de comida y bebida necesarios para el evento y ubica esta cifra en los gastos por porción. Los costos reales son lo que necesitas gastar en las materias primas necesarias para la preparación de los platos y el precio real que estás pagando por las bebidas.
Determina el valor de margen de beneficio de los alimentos y bebidas. Como regla general, muchas empresas de servicio de comida utilizan la fórmula de cobrar tres veces el costo real de los artículos para su precio final. Por ejemplo, si un plato que cuesta US$5 por porción, cobra al cliente US$15 por porción. Calcula la cifra para cada porción y colócala debajo de los costos totales cobrados por porción.
Multiplica el costo real por porción para cada artículo por el número de personas que asistirán y coloca esta cifra en los costos reales totales para el evento. Además, multiplica el costo cobrado por porción para cada artículo por el número de personas que asistirán y coloca esta cifra en los costos totales cobrados por el evento.
Suma las cifras de cada columna para tener una visión clara del presupuesto de la comida y bebida. A partir de estos totales, puedes ver cuánto son tus costos reales por porción y para el evento. También puedes determinar tu beneficio potencial al compararlo con las cifras de margen de beneficio para el evento.
Realiza otra sección en la hoja de cálculo para tus gastos de personal y del lugar. Dentro de esta sección, anota todos los costos asociados con la contratación de personal, tales como camareros y barman y también cualquier otro gasto de las instalaciones si estás facilitando el lugar a tu cliente. Algunos abastecedores optan por facturar por separado la dotación del personal, mientras que otros encuentran que prefieren cobrar un porcentaje fijo, como el 21 por ciento de la factura total como una tarifa de servicio automático, incluyendo el personal.
Agrega los impuestos correspondientes a la factura antes de proponer los cargos estimados a tu cliente para su aprobación. Por ejemplo, si la tasa de impuestos de tu estado es del 8,25 por ciento, multiplica el total de la factura por ese porcentaje para calcular la cantidad de impuesto por el evento.
