Cómo solicitar una reunión formal

Escrito por Daniel Sanz ; última actualización: February 01, 2018

Es importante mostrar tu profesionalismo al solicitar una reunión formal en un entorno corporativo.

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La solicitud de una reunión formal a menudo se produce en un entorno empresarial. Si hay un proyecto que necesita una revisión por parte del equipo, una colaboración con una empresa externa o simplemente un tema que crees que requiere atención, una solicitud de reunión por escrito es la mejor opción. Con la mensajería de correo electrónico y de texto accesible en entornos actuales de trabajo, puede ser tentador enviar una nota rápida a los colegas; sin embargo, las reuniones formales tienen el formato de un conjunto de comportamientos específicos generalmente aceptados y a través de una carta comercial con el formato correcto mostrarás tu profesionalismo y preparación en tu solicitud.

Agrega la dirección del remitente en la parte superior de la página, aproximadamente a una pulgada (2,5 cm) desde la parte superior. Escribe sólo la dirección, ciudad, estado y código postal en esta sección, ya que tu nombre y título se utilizarán para cerrar la carta. Si vas a imprimir esto sobre un membrete de la empresa que ya contiene la dirección o si estás solicitando una reunión dentro de tu propia empresa, puedes saltar este paso.

Deja dos líneas debajo de la dirección del remitente y escribe la fecha en la cual la carta de solicitud se ha completado. Dale un formato a la fecha escribiendo el número del día, luego el mes y luego el año.

Deja dos líneas bajo la fecha y escribe la dirección del destinatario. Incluye el nombre de la compañía, la persona a la cual diriges la carta, la dirección de la empresa, ciudad, estado y código postal.

Deja una línea y escribe el asunto de la carta. Por ejemplo "Asunto: Solicitud de reunión sobre el proyecto Johnson". Este paso es opcional, pero es útil para que el destinatario entienda inmediatamente el propósito de la carta.

Deja dos líneas y agrega un saludo al destinatario. Utiliza un título personal y después el apellido del destinatario (por ejemplo: Estimado Sr. Peters, o: Querido Dr. Sellars). Asegúrate de estarte dirigiendo a la misma persona que aparece en la dirección de destinatario en la parte superior de la carta. Evita el uso del nombre a menos que tengas una relación previamente establecida.

Deja dos líneas y comienza a escribir el cuerpo de la carta. Comienza con una breve introducción personal, la descripción de la empresa en la que trabajas y tus responsabilidades dentro de la misma. Salta a la otra línea y luego aborda el motivo de tu carta. Explica tu solicitud para la reunión, el por qué es importante y lo que se discutirá. Evita entrar en demasiados detalles, sólo estás solicitando una reunión en este momento; la reunión no se da en la carta. Mantener concisa la redacción demostrará el enfoque y el respeto por el tiempo del destinatario.

Corrige tu carta. En un entorno de negocios, tu carta reflejará a la compañía para la que estás trabajando, así que asegúrate de no haber dicho algo que pueda ser interpretado como ofensivo o inapropiado. Comprueba la ortografía y la gramática para detectar los errores antes de enviar la carta.

Termina la carta dando las gracias al lector por su tiempo. Luego deja dos líneas y escribe una frase de cierre, como "Sinceramente" o "Saludos", seguido de una coma. Deja cuatro líneas para el espacio de tu firma manuscrita y escribe tu nombre completo. En la siguiente línea, escribe tu título completo.

Determina si vas a enviar otros documentos o páginas junto con tu carta. Si vas a adjuntar algún documento, introduce cuatro espacios hacia abajo desde tu nombre y escribe la palabra "Adjuntos:" seguido del número de documentos que estás incluyendo. Esto alertará al destinatario si algo le falta en la correspondencia.

Revisa toda la carta de nuevo para verificar que toda la información es correcta. Tu solicitud de reunión formal ya está lista para ser enviada.